Teamarbete och kommunikation

En bra metod för att optimera säkerheten i teamarbetet är att arbeta enligt Crew Resource Management (CRM), d v s att optimera teamets prestation genom att minska effekten av mänskliga fel via användande av alla tillgängliga resurser, såväl människor som utrustning och information.

Teamarbete och kommunikation

CRM uppmuntrar till en öppen attityd med möjlighet för alla i teamet att ställa frågor och att säga till om något känns eller är fel. En effektiv teamledare minimerar hierarkin och skapar ett förtroende för alla i teamet, vilket bidrar till att allas kunskaper tas tillvara på bästa sätt. Effektiva följare arbetar aktivt och meddelar egna, relevanta observationer och delger sina kunskaper. För att det ska fungera krävs det att alla i teamet kommunicerar tydligt och förstår sina egna och andras behov.

Viktiga punkter i CRM

Situationsmedvetenhet

Det är inte alltid självklart att varje teammedlem har samma bild av situationen. Beroende på tidigare erfarenheter och utbildning, när man kommer in i situationen eller var man står i rummet, får man olika information och drar olika slutsatser om den aktuella situationen. En god uppfattning av situationen gör att allas kompetens och uppmärksamhet används bättre. I början måste varje deltagare, även de som kommer in senare under förloppet, få en kort beskrivning av situationen. Det kallas för briefing eller introduktion. Eftersom medicinska situationer ofta är dynamiska behöver teamet regelbundna uppdateringar om patientens status, behov och planering vilket kan benämnas som tex.avstämningar/pause-points. Vid gemensamma avstämningar kan alla bidra med sina observationer i den aktuella situationen: Vad är situationen/målet just nu? Hur jobbar vi mot målet? Risker?

Fatta beslut och prioritera

Situationsmedvetenhet är en förutsättning för att förutse och planera vilket gör att "överraskningar" kan minskas och som annars kunde leda till ytterligare stress för alla i teamet. Om det inte finns tillräckliga resurser eller möjligheter att göra allt samtidigt måste ledaren tydligt meddela prioriteringsordning på uppgifter som önskas och det ibland kan följarna initiera detta behov.

Tydlig kommunikation

Ofta är det brister i kommunikationen som leder till missförstånd och i värsta fall allvarliga fel. Vet man, misstänker man eller har man observerat något som man tror är av värde för patienten ska man säga det. Förutsätt inte att alla andra vet det du har att säga. Erfarenhet, yrkestitel eller andra faktorer ska inte påverka vem som kan säga något. För att kommunikationen ska fungera optimalt måste alla vara tydliga, relevanta och direkta. Mottagaren behöver bekräfta så att sändaren vet att informationen gått fram. Kommunikation som sker "rakt ut i rummet" till "någon" riskerar att lätt försvinna. Genom att använda riktad kommunikation med namn, ögonkontakt eller att på annat sätt få uppmärksamhet ökar chansen att informationen når rätt person. Kommunikation handlar inte bara om att prata utan det är lika viktigt att lyssna aktivt. Genom att titta på den som pratar och upprepa det som sagts undviks risken för missförstånd. Vid akuta situationer är det lätt att missförstå varandra, men genom att strukturerad kommunikation kan man förebygga detta. Genom att alltid tala om vad som har uppfattats, vad som ska göras, och slutligen vad som har gjort sluts cirkeln i kommunikationen. Detta kallas "closed loop communication" (ungefär "kommunikation med sluten cirkel") och är en viktig del i kommunikationen.

- Olof, kan du ge 1 gram Tranexamsyra iv snarast? säger traumaledaren Lisa.

- Jag ger 1 gram Tranexamsyra iv, svarar Olof som därefter börjar dra upp läkemedlet. När droppet har börjat gå in i patienten säger Olof:

- Lisa, nu pågår infusion av 1 gram Tranexamsyra.

- Tack Olof.

Ledarskap och följarskap

Teamet består av en ledare och ett antal teammedlemmar som i CRM benämns följare. Ledaren ska organisera teamet, fördela och prioritera arbetet, ta in samlad information och klargöra situationen så att alla i teamet är informerade. Genom att ta ett steg tillbaka kan ledaren lättare få en helhetsbild av situationen och därigenom minska risken för felbedömning. Då teamet är dynamiskt kan ledarrollen växla mellan olika personer, det viktigaste är inte vem som leder utan att det finns en ledare och att alla vet vem det är. Följarna har ett eget ansvar för sina uppgifter i den aktuella situationen och att det gemensamma målet uppnås. Följarna bekräftar att information är uppfattad och meddelar när uppgifter är utförda enligt principen för closed loop communication. Som följare har man även ett ansvar för att dela med sig av sina egna observationer och sin egen kunskap. Följaren är medansvarig för att arbetsbördan fördelas adekvat. Ledare och följare visar varandra respekt och ger positiv respons på föreslagna eller utförda åtgärder vilket leder till öppen attityd och ett accepterande klimat.

- Jag ser ett fult sår här på vänster underben, har du sett det, frågar undersköterskan kirurgen.

- Nej, det har jag missat. Vad bra att du såg det! Kan du ta en sårodling och sedan lägga om det, tack?

- Absolut, jag odlar och lägger om.

Be om hjälp tidigt

Att be om hjälp när det behövs är att tecken på mognad och inte svaghet. En akut situation kan snabbt förändras. Genom att be om hjälp får man inte bara "extra händer" utan även möjlighet att se saker ur ett annat perspektiv från den som kommer in som ny i teamet. Även om man hinner reda ut problemet innan hjälpen behövs så hade situationen kunnat gå åt fel håll. Det är då viktigt att det inte ifrågasätts att man har kallat på hjälp i god tid. Att stå utanför och finnas till hands eller ta hand om övriga patienter är också en viktig uppgift när det för tillfället finns tillräckligt med folk.

Använd all tillgänglig information och alla tillgängliga resurser

För att kunna göra det måste man veta vad som finns. Vid akuta situationer kan det komma personer som inte är bekanta med personalen eller miljön eller som kommer sent i förloppet och ibland har någon hämtat dit något från en annan plats. Det är då viktigt att alla i teamet hjälps åt och informerar om de läkemedel/utrustning/personer etc som finns tillgängliga/har förändrats, tex blodbox, ultraljudsapparat, radiolog etc. En mer utförlig text med fler tillämpade exempel och en fördjupning i ledarskap och följarskap finns på traumateamutbildning.se Länk till annan webbplats.

Utvärdering/debriefing

Vid traumaomhändertaganden som är extraordinära eller där utfallet inte gått väl kan behov av debriefing uppstå i traumateamet. Behovet kan även lyftas av medarbetare på exempelvis operation eller IVA. Om tillfälle ges i anslutning till traumaomhändertagandet kan med fördel regionens AAR mall användas för utvärdering/debriefing (se appendix). Om medarbetare som varit delaktiga vid traumaomhändertagande upplever påverkan efter händelsen som väldigt negativ och har behov av stöd eller upplever att denne inte kan fullfölja sitt arbetspass skall kontakt tas med närmaste chef. Det är alltid närmaste chef som arbetsmiljöansvar för sina medarbetare.

After Action Review (AAR) – ett dialogverktyg för utvärdering av händelser och övningar

(Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. 2023. (Metod och verktyg After Action Review, AAR (msb.se) Länk till annan webbplats.)

After Action Review (AAR) är idag ett verktyg som används nationellt och av flertalet olika aktörer, både offentliga och privata, i syfte av att lära och förbättra. AAR-metoden kan användas på olika nivåer och med olika perspektiv (MSB, 2023). Den fungerar för såväl mindre, kortare händelser som upp till stora särskilda händelser men också aktörsvis och i mindre grupper. Metoden kan användas i alla typer av situationer där en grupp arbetar mot ett gemensamt mål. Till exempel före, under och efter möten, projekt, stabsarbete, genomförda övningar, insatser, händelser och aktiviteter.

AAR finns idag i en längre mer omfattande variant som kräver tid. AAR finns också i en förkorad variant som är tidseffektiv men ändå får med de västentliga delarna vid utvärdering av en händelse eller övning.

Metoden går att använda för allt från kollegor emellan, till den mindre enheten till större verksamheter upp till hela regionen oavsett händelse. AAR i förkortad modell är nu Regionens metod för genomgång och utvärdering vid händelser och eller övning. Verksamheterna själva avgör när det behövs göras och dokumenterar enligt AAR-mallen.

Instruktioner

Identifiera behovet gemensamt av att genomföra en AAR (kan uppstå efter en händelse alternativt bestämmas på förhand vid till exempel övningsverksamhet). En AAR syftar till att utvärdera en gemensam insats efter en händelse eller övning, oftast på gruppnivå, liten som stor. Om det sker en AAR mellan två personer (dialogledare och involverad/övad) tänk på att utvärdera funktionen och inte personen. När AAR:en utförs inom ramen av övningsverksamhet, kom ihåg övningens syfte och mål vilket bör vara fokus under AAR:en. Utse en dialogledare som driver dialogen framåt med hjälp av frågorna i mallen “Förenklad AAR” (ex. ledningsfunktion, chef, övningsledare). Dialogledare utser en lämplig plats att genomföra AAR:en på där det går att prata ostört. Följ mallen enligt de frågor som anges. Dialogledare ansvarar för att denna själv eller genom någon annan dokumenterar det som blir sagt under AAR:en. Beakta sekretess och tänk på att det som skrivs ner och sprids skall ha syfte att verka i förbättringsarbete. Dokumentation lämnas till ansvarig chef. Identifierat behov av uppföljande samtal (på individnivå- eller gruppnivå) förankras hos ansvarig chef som ansvarar för detta.

Förenklad AAR

Dialogledare (namn):

Enhet/verksamhet/funktion:

Nedan följer ett antal frågor som diskuteras under AAR:en. Frågorna baseras på MSB:s beskrivningar men har förenklats. Dialogledaren ansvarar för att dokumentera det som sägs under dialogen (om inte annat är överenskommet).

Inled med att varje person kortfattat får sammanfatta sin bild av händelsen/övningen, fortsätt därefter med frågorna nedan.

1. Av det vi gjorde vad ska vi fortsätta göra?

2. Av det vi gjorde vad ska vi sluta göra ?

3. Vad ska vi börja göra som vi inte gjorde?

4. Inom vilka områden ser vi behov av förbättringar?

(Kan vara inom egen enhet/organisation, regionen i stort eller i samverkan)