Digitala kallelser till 1177
Status i Region Jämtland Härjedalen
I dagsläget används enkla digitala kallelser (även kallade tidbokningsmeddelanden) vid samtliga enheter. Ett pilotprojekt pågår där två enheter – Neurologimottagningen och Sveg allmänmottagning – testar funktionen för kompletta digitala kallelser. Mer information om fortsatt införande kommer.
Digitala kallelser blir en allt viktigare del av en effektiv och patientcentrerad vård. När kallelser skickas automatiskt från Cosmic direkt till 1177 kan vårdverksamheter minska administrationen, öka tillgängligheten och säkerställa att patienter får rätt information i rätt tid.
Patienten anger i 1177 om hen vill få sina kallelser både digitalt och via pappersbrev, eller enbart digitalt. Om patienten har valt bort pappersutskick skickas kallelsen, inklusive eventuella bilagor, endast digitalt, vilket innebär att vårdpersonalen inte behöver hantera något brevutskick.
Här hittar du information om hur digitala kallelser fungerar och hur du som vårdpersonal arbetar smidigt och säkert med dem.
Varför digitala kallelser till 1177?
Digitala kallelser gör det enklare för både vården och patienten.
För patienten samlas all vårdrelaterad information på ett ställe i 1177, till exempel: kallelser, journaler, provsvar, recept, bokningar. Det gör det lättare att hitta information utan att behöva använda flera appar eller inkorgar.
Om besöket är bokat med webbtidbokningsvårdtjänst kan patienten även omboka eller avboka sin tid direkt via kallelsen.
Eftersom 1177 endast innehåller vårdrelaterad information minskar också risken att kallelser försvinner bland annan post, vilket kan ske i digitala brevlådor där även fakturor och myndighetspost skickas.
Hur fungerar digitala kallelser för patienten?
Patienter som har ett konto på 1177 (det vill säga har loggat in minst en gång) får sin kallelse digitalt när en bokning görs i Cosmic.
När kallelsen anländer i inkorgen får patienten en avisering via sms eller e-post.
Om besöket är inom 21 dagar skickas den digitala kallelsern direkt. Om besöket ligger längre fram i tiden skickas den när det återstår 21 dagar till besöket.
Patienten kan själv välja i 1177 att endast ta emot kallelser digitalt. Om patienten har valt bort pappersbrev skickas inga brevutskick.
Viktigt att veta
Enbart digital kallelse skickas när:
- patienten har ett konto på 1177
- vårdtjänsten i Cosmic är aktiverad för digitalt utskick
- patienten har valt bort pappersbrev
Både digital kallelse och brev skickas när:
- patienten har ett konto på 1177
- vårdtjänsten i Cosmic är aktiverad för digitalt utskick
- patienten inte har valt bort pappersbrev
Enbart brev skickas när:
- patienten inte har ett konto på 1177 ex då patienten saknar svenskt personnummer eller e-legitimation
Hur fungerar en digital kallelse i Cosmic?
Digitala kallelser hanteras automatiskt i Cosmic.
Det innebär att:
- kallelsen skickas automatiskt vid bokning av utvalda vårdtjänster
- inställningarna av vårdtjänster görs per enhet
- kallelsen skickas ett visst antal dagar före besöket (21 dagar)
- utskick uppdateras automatiskt vid ombokning eller avbokning
- vårdpersonal kan se i bokningsunderlaget om patienten vill ha pappersbrev eller inte
- kallelsen innehåller fullständig information om besöket och möjlighet att lägga till länkar i kallelsen finns
Såhär ser en digital kallelse ut:
Klicka på bilden för att förstora
När behöver vården skicka en brevkallelse?
När bokningsunderlaget öppnas, välj aktuell vårdtjänst och se vilket val som är gjort under Kallelsesätt.
Alternativ 1
Patienten har INTE valt ”Jag vill inte ha brev hemskickade från hälso- och sjukvården”
(Inget) är förvalt, välj alltid Brev och skicka ett fysiskt brev till patienten. Om tiden inte är överenskommen muntligt.
Alternativ 2
Patienten har valt ”Jag vill inte ha brev hemskickade från hälso- och sjukvården”.
Valet Digital kallelse är förvalt. Detta indikerar då att patienten inte vill ha en brevkallelse.
Val i bokningsunderlaget (vårdtjänst, kontakttyp, patientinformation)
Valen i bokningsunderlaget styr flera funktioner kopplade till digitala kallelser.
- Vårdtjänst
Avgör om en digital kallelse ska skickas eller inte. Den styr även vad besöket kallas (visas under rubriken ”Bokningen gäller:” i kallelsen) samt eventuell förvald patientinformation som alltid ska följa med. - Kontakttyp
Styr vilken kallelsemall som används, det vill säga både rubrik och vilken information som inkluderas. I dagsläget finns tre mallar: besök, video och telefon. Cambio arbetar med utveckling av fler mallar.
Kontakttyper | Kallelsemall |
Telefon- och brevkontakt för vård | Kallelse till telefonsamtal |
Distanskontakt via videolänk | Kallelse till videosamtal |
Resterande kontakttyper | Kallelse till besök |
- Patientinformation
Kan läggas till på enhetsnivå, vårdtjänstnivå eller per bokning. Det gör det möjligt att styra vilken information som ska visas för patienten i olika sammanhang. Beställning av detta görs till Cosmic förvaltning.
Vårdpersonal kan även använda fältet Fritext till vald kallelse för att skriva specifik information till patienten. Här kan även fördefinierade fraser användas. Fraserna läggs upp av lokal Cosmic administratör.
Klicka på bilden för att förstora
Länkar
Det finns möjlighet att lägga till länkar i digitala kallelser. Länkarna kan leda till patientinformation och förberedelser inför besöket eller till formulär. Här kan du läsa mer om tjänsten 1177 formulärhantering och 1177-formulär i digitala kallelser.
Länkar väljs i bokningsunderlaget, och det är vårdtjänsten som styr vilka länkar som är valbara. Beställning av detta görs till Cosmic förvaltning.
Som standard ingår alltid kontaktkortet för den vårdande enheten på 1177.se samt sidan Förbered ditt vårdbesök Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., där allmän patientinformation finns.
Endast de länkar som markeras i bokningsunderlaget följer med i den digitala kallelsen.
Observera: Länkarna inkluderas inte i pappersutskrifter. Det behöver därför finnas lokala rutiner för hur informationen hanteras vid brevutskick.
Klicka på bilden för att förstora
Brevkallelse som matchar det digitala utskicket
Eftersom de patienter som inte har valt bort pappersbrev, både får digital kallelse och brev, är det viktigt att innehållet i den digitala kallelsen motsvarar brevet. Därför har en ny brevkallelse tagits fram.
När en patient bokas och fältet för kallelsesätt visar (Inget) efter val av vårdtjänst, ska kallelsesättet ändras till Brev.
Under Kallelsebrev väljs därefter 2_Standard. Detta är det kallelsebrev som ska användas när funkitonen digitala kallelser används.
När du väljer Skriv ut öppnas en popup-ruta.
Klicka på bilden för att förstora
Vid utskrift av en bokning behöver inga val göras i det översta fältet. Om utskriften gäller avbokning eller ombokning väljs detta istället i listan.
I nästa steg finns möjlighet att lägga till en länk, om du vill att patienten själv ska kunna skriva in en webbadress från sin kallelse. Denna funktion ingår inte i standardinställningen.
Valet Information till patient i RJH ska alltid finnas med.
Såhär ser brevkallelsen ut:
Klicka på bilden för att förstora
Mallar vid bokning av olika besökstyper
Kallelsernas utformning – inklusive rubrik och vilka textfält som ingår – styrs av vald kontakttyp samt om det gäller en bokning, avbokning eller ombokning. Nedan visas de olika varianterna.
Klicka för att förstora
Klicka för att förstora
Klicka för att förstora
Klicka för att förstora
Klicka för att förstora
Bevakning av planerade vårdåtgärder
Vid arbete med digitala kallelser visas två nya kolumner i väntelistan: Kallelsesätt och Kallelsestatus. Dessa används för att följa upp att kallelser hanteras korrekt.
Nedan beskrivs vad kolumnerna innebär och hur de ska tolkas.
I planerade vårdåtgärder finns möjlighet att visa både bokade och ej bokade tider (väntelista).
Ej bokade tider (väntelista)
Kallelsesätt
Fältet speglar det val som finns i bokningsunderlaget. På många väntelisteposter kan det stå Digital kallelse, eftersom fältet var tomt när patienten lades upp på väntelistan.
Observera: Detta innebär inte automatiskt att patienten har valt digital kallelse.
För att säkerställa korrekt kallelsesätt behöver bokningsunderlaget:
- öppnas
- en annan vårdtjänst väljas
- därefter väljs den ursprungliga vårdtjänsten igen
Då uppdateras fältet Kallelsesätt utifrån patientens aktuella val i 1177.
Kallelsestatus
Här visas vanligtvis:
- ett kuvert – om någon form av brevutskick är valt
- en ikon för digital kallelse – visas för alla patienter som får digital kallelse (även de som får både digitalt och brev)
Eftersom det gäller obokade tider har denna kolumn oftast mindre betydelse.
----------------------------------------------------------------------------------------
Bokade tider
Kallelsesätt
Om fältet var tomt vid bokning visas Digital kallelse. Andra möjliga värden är exempelvis: Bokad överenskommen tid, Bokad erbjuden tid, Brev
Röd flagga – vad betyder det? En röd flagga visas när det finns en avvikelse mellan patientens val i 1177 och det som anges i bokningsunderlaget.
Exempel:
- Patienten har valt digital kallelse men ändrar till brev → flagga visas
- Patienten har alltid haft brev, men bokningsunderlaget står på digitalt → flagga visas direkt
- Patienten ändrar från brev till digitalt och bokningsunderlaget redan är digitalt → ingen flagga visas
För att åtgärda detta behöver bokningsunderlaget öppnas och justeras. Vid behov ska även ett brev skickas.
Kallelsestatus
Ikonen för digital kallelse visas både för patienter som:
- endast får digital kallelse
- får både digital kallelse och brev
Vid hovring över ikonen visas mer information, till exempel datum för utskick eller utskrift.
Sammanfattning
- Kolumnerna Kallelsesätt och Kallelsestatus används för att säkerställa att patientens val i 1177 överensstämmer med bokningsunderlaget
- För väntelisteposter behöver kallelsesätt ofta uppdateras manuellt
- För bokade tider är det viktigt att uppmärksamma röda flaggor, som visar på avvikelser
- Korrigering ska göras vid behov och brev skickas där det krävs
OBS! För pilotenheterna krävs inloggning på lägre inloggningsnivå för att digitala kallelser ska fungera.
Bilagor till digitala kallelser
Patientinformation
För att länkar ska fungera på bästa sätt från digitala kallelser, ska länkmålet
- helst kunna visas i webbformat och vara tillgänglighetsanpassat
- ägas av Region Jämtland Härjedalen (vad gäller till exempel bilder och texter)
Länkarna ska leda till, i prioriterad ordning:
- 1177.se
I första hand ska länkarna ha sin hemvist på 1177.se. Det går ofta att ersätta Centuri- eller Teamsdokument med sidor på 1177. Patientinformationen ska läggas in antingen på kontaktkort, eller som artikel. Ofta går det att hänvisa direkt till en nationell artikel – men om det behövs en regional variant så kan man göra ett tillägg på en regional artikel eller till och med en helt egen regional artikel. - Centuridokument
Om patientinformationen av någon anledning inte kan finnas på 1177, ska informationen lagras som Centuridokument. Dokumenten ska taggas under Patientinformation på relevant programområde (LPO), inte i verksamheters interna Centuriträd. Dokumenten ska alltid presenteras som PDF. - Webbsidor på regionjh.se
Regionjh.se kan i någon liten mån innehålla patientinformation på en samlingssida, men detta ska undvikas i största möjliga mån – i synnerhet dokument. - Externa källor
Om informationen inte ägs av Region Jämtland Härjedalen ska vi heller inte ha den i form av dokument eller liknande – utan istället hänvisa direkt till aktörens webbplats.
Formulär
Manual och information finns på sidan 1177-formulär i digitala kallelser
Lathund
Här hittar du en lathund att använda vid bokning av tider när digitala kallelser är aktiverade.
Klicka för att förstora.
Begränsningar och workarounds
Digitala kallelser är ett prioriterat utvecklingsområde. Funktionen förbättras löpande i samarbete med Cambio.
I nuläget finns dock vissa begränsningar som kan påverka arbetet. Nedan beskriver vi dessa samt hur de bör hanteras tills vidare.
Problem | Rekommenderad hantering | |
|---|---|---|
Sambokningar | När flera vårdpersonal bokas till samma patientbesök (sambokning) skickas digital kallelse ut för samtliga besök. | Cambio är informerad om problemet med flera utskick för sambokningar.
Vid avbokning av enstaka resurser: → Använd ”Ändra bemanning” i tidboken Detta förhindrar att felaktiga avbokningsmeddelanden skickas |
| ||
Barn 13-17 år | När ett barn fyller 13 år förlorar vårdnadshavare tillgång till barnets konto i 1177. | Skicka alltid kallelser som brev till barn mellan 13–17 år. Säkerställer att kallelsen når fram. Inera arbetar med frågan. |
Barn under 13 år - formulär | Om ett digitalt formulär skickas till barn under 13 år och öppnas via ombud, försvinner ombudsfunktionen. Det innebär då att föräldern svarar i sitt namn utan att hen märker det. | Skicka formulär som brev till barn under 13 år, istället för digitalt.
Inera och Cambio arbetar med frågan. |
Planerade vårdåtgärder, kolumnen Kallelsesätt | Kolumnen Kallelsesätt i planerade vårdåtgärder kan visa ”Digital kallelse” trots att patienten ej valt bort brev. | Se rubrik Bevakning av planerade vårdåtgärder för mer information om hur man arbetar med dessa fält. |
| ||
Yrkesroll saknas i kallelse | Titel eller yrkesroll visas inte tillsammans med vårdpersonalens namn i kallelsen. | För vårdtjänster där det alltid är samma yrkesroll kan yrkesrollen förtydligas i vårdtjänstnamnet. (Visas under Bokningen gäller: för patienten) För övriga vårdtjänster rekommenderas att användaren förtydligare yrkesroll under Fritext till vald kallelse. Lösning kommer i framtida version (preliminärt början på 2027). |
Vanliga frågor och svar
- När skickas den digitala kallelsen ut?
- Om besöket är inom 21 dagar skickas kallelsen direkt när vårdpersonal bokar in tiden. Om besöket ligger längre fram i tiden sker utskicket när det återstår 21 dagar till besöket.
Cambio planerar utveckling av funktion som möjliggör en fördröjning av utskick.
- Om besöket är inom 21 dagar skickas kallelsen direkt när vårdpersonal bokar in tiden. Om besöket ligger längre fram i tiden sker utskicket när det återstår 21 dagar till besöket.
- Kan jag förhandsgranska en digital kallelse?
- Nej, det är i nuläget inte möjligt att förhandsgranska kallelsen.
För att underlätta finns lathundar som visar vilken information som skickas, baserat på vårdtjänst och enhet.
- Nej, det är i nuläget inte möjligt att förhandsgranska kallelsen.
- Valen "digital kallelse" och "brev" finns inte under kallelsesätt.
- Kontrollera att du loggat in på rätt inloggningsnivå i Cosmic.
- Vad betyder denna ruta som visas vid utskrift av kallelser?
- Rutan visas när du försöker skriva ut ett kallelsebrev utan att ha valt ”Brev” som kallelsesätt. För att komma vidare, klicka i fältet Kalellsesätt och välj Brev.
- Rutan visas när du försöker skriva ut ett kallelsebrev utan att ha valt ”Brev” som kallelsesätt. För att komma vidare, klicka i fältet Kalellsesätt och välj Brev.
Kontakt
Här finns kontaktuppgifter till Cosmic områdesansvarig samt till Cosmic förvaltning.
