1177 Personalverktyg

Du når 1177 e-tjänsters personalverktyg genom att logga in på webbplatsen personal.1177.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Behörigheter administreras i personalverktyget av lokala administratörer på respektive enhet.

Roller

• Ärendemottagare (ÄM) - Tar emot inkommande ärenden till enheten och fördelar ut dessa. Ser alla ärenden på enheten.
• Ärendehanterare (ÄH) - Får ärenden tilldelade till sig. Behandlar bara sina egna ärenden.
• Lokal administratör (ADM) - Kan tilldela och ta bort behörigheter till personal på enheten. Kan bygga och justera ärendetyper/e-tjänster och utskicksmallar. Kan administrera en vissa inställningar på enheten.
• Behörighetsadministratör (BEH) - används ej.
• Granskare (GR) - granskar aktivitetsloggar på enheten.

Instruktioner och utbildningsmaterial för personalverktyget finns på Ineras wepplats Manual Personalverktyget Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Sidan nås även från personalverktyget, via länken Hjälp och manualer, uppe i högra hörnet.

Ärendetyper är de e-tjänster som visas på varje enhets kontaktkort - både kontaktkortet i det inloggade läget på 1177 och kontaktkortet i det utloggade läget. Även om det utloggade läget (Hitta vård) inte tillhör e-tjänsterna, så speglas alltså e-tjänsterna hit. Om du skapar ny, tar bort eller byter namn på en ärendetyp så syns ändringen direkt på kontaktkorten i det inloggade läget, medan det kan ta några timmar innan ändringen syns på kontaktkortet i det utloggade läget.

Det finns både centralt och lokalt administrerade ärendetyper.

Centrala ärendetyper

Centrala ärendetyper är byggda för att passa fler enheter och ser lika ut för alla som använder dem. Dessa är relativt lätta att hålla uppdaterade och kvalitetssäkrade. Om du använder en central ärendetyp behöver verksamheten inte ta ansvar utessende, utformining och uppdatering av innehåll - det gör den regionala förvaltningen i samråd med den nationella förvaltningen för 1177 e-tjänster.

Det är fullt möjligt att lägga till viss egen lokal information i lokala ärendetyper, och även lokala svarstexter. Rollen lokala administratör har behörighet att göra sådana tillägg. Se gärna instruktion Lokala tillägg på centralt styrd ärendetyp på Ineras webbplats. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Lokala ärendetyper

Lokala ärendetyper kan tillämpas i de fall central ärendetyp inte finns, eller om den centrala varianten inte passar för den aktuella verksamheten. Då kan istället lokala ärendetyper byggas på det sätt verksamheten önskar. Verksamheten måste då själva ta ansvar för innehåll och utformning. Enheternas lokala administratörer har behörighet att skapa, ändra eller ta bort lokalt administrerade ärendetyper.

Invånarärenden är frågor eller information som kan skickas ut av vårdpersonal från 1177 personalverktyget till invånarens inkorg på 1177.

Nationella riktlinjer

Det finns nationella riktlinjer för hur och vilka typer av utskick som får göras till invånares 1177 inkorg. Syftet med riktlinjerna är att bibehålla en god kvalitet för varumärket 1177. 1177 inkorg är avsedd för kommunikation mellan enskild invånare och vårdgivare, med tydlig koppling till invånares egen hälsa. Mer information finns på Ineras webbplats Riktlinjer för nyttjande av tjänsten 1177 inkorg Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Mallar

Invånarärenden kan skickas ut via någon av de generella mallarna Information eller Fråga, men det går också att bygga anpassade mallar. Precis som för ärendetyperna kan mallarna vara antingen centrala eller lokala, beroende på om det är en mall som kan användas av flera verksamheter eller om det är en specifik mall enbart för en enskild vårdenhet.

• Exempel på centrala mallar: Frågor vid hudförändring, Behov av järntillskott dagligen, Provsvar, Välkommen till riktat hälsosamtal, Normal undersökning m.m.
• Exempel på lokala mallar: Bekräftelse av beslut om planerad operation, Remissbekräftelse, Påminnelse om kvällsföreläsning m.m.

Alla invånare som skickar in ärenden till 1177 personalverktyget ska få någon form av svar eller återkoppling från oss inom maximalt 3 arbetsdagar. Detta för att ge invånaren en signal om att ärendet är omhändertaget och inte bortglömt, även om det inte kunnat lösas än. Om invånaren inte hört från oss alls inom 3 arbetsdagar är risken att de kontaktar vården i samma ärende via andra kanaler.

Observera att begreppet återkoppling inte innebär att ärendet behöver vara avslutat inom denna tid.

Invånaren har möjlighet att föra fortsatt dialog i besvarade/avslutade ärenden inom ett antal dagar efter att ärendet stängdes. Hur lång tid ett ärende är öppat för fortsatt dialog beror på om ärendetypen är lokal eller central:

• Centrala ärendetyper - 10 dagar
• Lokala ärendetyper - 30 dagar

Som ärendehanterare behöver du ha koll på vad de olika valen innebär:

• Avsluta ärendet:
  • Besvara skickar ett svar till invånaren och stänger ärendet. Om invånaren ändå vill fortsätta dialog i ärendet är det möjligt att göra det 10 dagar (centrala ärendetyper, vilket de flesta använder) eller 30 dagar (lokala ärendetyper) efter att ärendet besvarats.
  • Besvara och avsluta direkt skickar ett svar till invånaren och stänger ärendet utan möjlighet till fortsatt dialog. Obs - Detta alternativ ska enbart användas i undantagsfall!
  • Avsluta ärendet utan svar skickar ett generellt svar till invånaren och stänger ärendet utan möjlighet till fortsatt dialog. Ärendehanteraren behöver skriva in anledning till att ärendet avslutas utan svar, men denna visas ej för invånaren. Obs - Detta alternativ ska enbart användas i undantagsfall!

• Övriga funktioner
  • Delsvar - Invånaren får ett delsvar men ärendet avslutas inte.
  • Motfråga - Invånaren får en fråga att besvara, ärendet avslutas inte.
  • Omfördela - Ärendet omfördelas till en annan ärendehanterare.
  • Skriv kommentar - Här kan interna kommentarer skrivas. Dessa visas inte för invånaren.

Vi ser att alternativet Besvara och avsluta direkt används alltför ofta, vilket blir fel då det stänger all möjlighet till fortsatt konversation. Invånaren, som kanske vill svara på en fråga, ställa en fråga eller tillföra ny information i ärendet behöver då skicka in ett helt nytt ärende istället för att fortsätta kommunicera via det gamla, där all historik finns.

Loggkontroller görs regelbundet i personalverktyget av enheternas lokala administratörer. För mer information Handbok för loggkontroll: