Ansök om utbetalning

Projektstöd betalas ut i efterhand efter redovisning av de faktiska utgifterna för projektet. Här finns information om sådant som du som driver projekt behöver känna till om ansökan om utbetalning.

Redovisningsperiod

Vilket intervall som gäller för ansökan om utbetalning framgår i beslutet om medfinansiering från Region Jämtland Härjedalen. Vanligast är att redovisningsperioden är tre månader.

Granskning av kostnadsunderlag och lägesrapport

Region Jämtland Härjedalen har ett ansvar för att det stöd som beviljats går till de aktiviteter/kostnader som finns i beslutet, samt att de villkor som finns följs. Därför kräver vi in ekonomiskt underlag samt lägesrapporteirng och grankar er ansökan om utbetalning innan utbetalning av stödet. Vid granskning kontrolleras bland annat att upparbetade kostnader är direkt kopplade till en godkänd aktivitet i projektplanen, att allt har genomförts kostnadseffektivt och att köp görs enligt principen om lagen om offentlig upphandling. Det är granskningshandläggarens jobb.

Du måste bifoga relevant underlag till fakturorna, såsom deltagarlistor och inbjudningar/program till aktiviteter som projektet har finansierat. Fakturor med klumpsummor accepteras inte och kopplingen mellan faktura och aktivitet i projektplanen/beslutet ska vara tydlig.

Undvik att skriva irrelevanta personuppgifter

Med anledning av dataskyddsförordningen (GDPR) ber vi dig tänka på att i möjligaste mån undvika att skriva personuppgifter i lägesrapporten. Om personuppgifter anges ska det endast handla om uppgifter som är relevanta rapporteringen och undvik att ange personuppgifter i löptext. Informera de personer som uppgifterna handlar om att de finns omnämnda i dokumentet och säkerställ att det är godkänt av dem.

Läs mer om hur Region Jämtland Härjedalen behandlar personuppgifter

Krav på logotypexponering

I extern kommunikation av projektets verksamhet och resultat ska regionens logotyp exponeras. Om fakturan avser kostnad för framtagande av sådant material eller utformning av digitala kommunikationskanaler ska dokument som visar logotypexponering bifogas.

Handläggningstid

Handläggningstid för en ansökan om utbetalning kan ta upp till 3 månader. Hur lång tid det tar beror bland annat på hur många ansökningar om utbetalning som ligger inne för hantering, samt hur lång tid det tar för den som ansöker om utbetalning att besvara eventuella kompletterande frågor.

Beredningshandläggaren läser lägesrapporten och granskningshandläggaren kontrollerar det ekonomiska underlaget. Ibland går kompletterande frågor om lägesrapporten (det som har genomförts i projektet) iväg separat och ibland skickas de tillsammans med granskningshandläggarens frågor. Det beror på hur vi ligger i fas.

Om ni av någon anledning vill att ansökan om utbetalning prioriteras upp i granskningsarbetet är det viktigt att ni signalerar det via mejl till ansvarig granskningshandläggare samt motiverar varför det behövs.