Verktyg och mallar
Här finns material och verktyg som kan användas av dig i specifika program eller av förbättringsledare i verksamheterna.
A3-metoden
A3-metoden är ett sätt att kommunicera, för att visualisera ett problemområde och skapa samsyn. Syftet är främst att lösa aktuella problem men också att göra problemlösningsprocessen transparent och lätt att lära ut.
Varje uppgift som en verksamhet ställs inför sammanfattas på ett enda papper. Författaren till A3 utgörs av den som äger problemet. Ägaren måste utveckla sin kunskap beträffande problemet för att kunna producera ett meningsfullt förslag.
Oftast påbörjas förståelse-/kunskapsresan med en preliminär A3, vars syfte är att identifiera grundorsakerna. Låt A3 vara ett levande dokument, med raderingar/överstrykningar och ändringar som resultat av många människors bidrag.
Region Jämtland Härjedalen har valt A3-metoden för systematiskt förbättringsarbete. Den består av sju steg och bygger på att skapa en gemensam referensram i din verksamhet genom att hitta lösningar tillsammans i syfte att lösa problem.
A3-metoden används oftast av ett team och bygger på att basera förbättringar genom att:
- beskriva hur problemet yttrar sig.
- förstå vad som bidrar mest till problemet.
- sätta in insatser som åtgärdar dessa bidragande faktorer.
- se till att problemet är åtgärdat och att förbättringen bibehålls över tid.
Beskrivningarna är generella för att täcka alla tänkbara situationer eftersom varje situation är unik. Det är inte detaljerna som är det viktigaste utan ambitionen - att vilja att förstå för att kunna åtgärda problemet.
Effekter av A3-metoden
A3-metoden
- Ger en struktur att följa.
- Förbättrar förståelsen genom ett visuellt arbetssätt.
- Ger tydliga frågor att besvara.
- Skapar ett logiskt flöde framåt.
- Blir ett sätt att tänka tillsammans.
Steg 1 - Förstå problemet
I det första steget i A3:an ligger fokus på problemet och att ringa in detta på bästa möjliga sätt.
Ringa in och isolera vad problemet är genom att beskriva hur det yttrar sig och vad det får för konsekvenser för dem som drabbas.
Försök identifiera en ”mätbar egenskap”, det vill säga något att fånga som nuläge och att förbättra ifrån.
Verktyg och mallar
Problemformulering med 7 frågor
Steg 2 - Förstå nuläget
I det andra steget i A3:an ligger fokus på ert nuläge och hur ni gör idag, för att kunna se tänkbara orsaker.
- Beskriv nuläget.
- Beskriv dagens arbetssätt.
- Beskriv alla tänkbara orsaker.
Verktyg och mallar för att förstå nuläget
- Sju kvalitetsverktyg
- Kundens röst
- Processkartläggning
- Fiskbensdiagram
- Kraftfältsanalys
Steg 3 - Grundorsaker - förstå det bakomliggande
I det tredje steget i A3:an ligger fokus på att analysera de tänkbara orsakerna och försöka identifiera grundorsaker (även kallat rotorsaker). Det vill säga källan till problemet och även att förstå vad som bidrar/påverkar mest:
Se till att ha alla tänkbara orsaker till problemet tillgängliga (alternativt hinder att nå ett mål).
Analysera tänkbara orsaker (eller hinder) utifrån underliggande orsaker och /eller bedöm vilken påverkan de har samt försök visa resultatet tydligt.
Verktyg och mallar för att förstå det bakomliggande
- Fem varför?
- Fiskbensdiagram
Steg 4 - Sätta mål för ett framtida läge
I det fjärde steget i A3:an ligger fokus på att gå från nuläge till ett möjligt framtida läge, utifrån den mätbara egenskapen.
Här kan ingå att även med ord beskriva ”hur man vill att det ska fungera i ett framtida tillstånd”. I det fall som det gjorts förbättringar/förenklingar i en befintlig process (beskriven i Nuläge) är det lämpligt att beskriva den nya processen.
Definiera vad som ska förbättras och hur mycket genom att bestämma hur du och din verksamhet ska mäta ert framtida läge, i jämförelse med baslinjen.
Verktyg och mallar för att sätta mål för framtida läge
- SMARTa mål
Steg 5 - Att göra
I det femte steget i A3:an ligger fokus på att omsätta mål till aktiviteter och planlägga dessa genom att besvara följande frågor:
- Vad ska göras?
- Vem gör vad?
- När görs det?
- När ska det vara klart?
Verktyg och mallar för att göra
- Prioritering
- PGSA-hjulet
- Förändringsledning
- Kommunikationsbudskap
Steg 6 - Resultat och lärdomar
I det sjätte steget i A3:an ligger fokus på att följa vad som gjorts och dra lärdomar av det via följande frågeställningar:
- Vilka förbättringar har genomförts?
- Vilka förbättringar har förkastats?
- Vilka förbättringar har inte genomförts?
- Vad blev effekten, det vill säga hur blir resultatet nu jämfört med hur det blev innan insatser gjordes (”baslinjen”)?
- Nåddes målet?
Verktyg och mallar för resultat och lärdomar
- Sju kvalitetsverktyg
Steg 7 - Följa upp
I det sjunde steget i A3:an ligger fokus på att följa upp resultat och effekt över tid, för att säkerställa att förbättringen stannar kvar.
- Besluta hur effekten av förbättringarna (den mätbara egenskapen) ska följas upp och hur länge.
- Genomför upöljning på det sätt som bestämts.
- Definiera hur du och verksamheten kan säkra det nya arbetssättets beständighet över tid.
Verktyg och mallar för att följa upp
- Kontrollplan
- Pulsmöten
CT-träd
CT-träd är en metod att bryta ner ett (ibland ospecifikt) kundbehov till olika mätbara egenskaper som värderas av kunden (till exempel kvalitet, tid, bemötande) och vidare till mer eller mindre påverkbara faktorer för nämnda egenskaper.
Metoden är effektiv i att skapa förståelse och samsyn kring behovet, de egenskaper som kunden värderar och som eventuellt inte uppfylls, samt vilka påverkande faktorer som finns och därmed behöver förstås och hanteras för att behoven skall mötas.
Fem varför?
Fem varför? är ett enkelt och handfast sätt att hitta rotorsaker.
Tänk på att:
- Svaren ska vara relevanta för problemet och inte vara svepande (som "för lite resurser").
- Bara fråga så länge svaren är relevanta. När svaren inte längre ger någon ytterligare information så backa ett svar, det föregående svaret är ofta rotorsaken!
I detta dokument hittar du tre mallar som alla bygger på metoden.
Fiskbensdiagram
Fiskbensdiagram är ett verktyg för att åskådliggöra orsaker till ett problem.
Kommunikationsplan
För att komma vidare är det bra att få ner tankarna i en plan där konkreta aktiviteter som ska genomföras finns med. Kommunikationsplanen beskriver bland annat
- vilka förutsättningar som finns
- hur kommunikationen ska gå till
- när i tiden aktiviteterna ska äga rum.
För att det ska bli enkelt finns en färdig mall som du kan utgå från.
Kontrollplan
Kontrollplan är en metod för processtyrning. Den syftar till att långsiktigt tillse att ett resultat/utfall bibehålls inom förutbestämda gränser. Principen är att följa utfallet men styra de påverkande faktorerna så att dessa bibehålls inom angivna gränser och att någon eller något reagerar direkt om dessa gränser passeras.
Metoden möjliggör proaktivitet genom tidiga varningar och insatser som gör att man kan undvika oönskade utfall.
Kundens röst (Voice of the Customer VOC)
VOC: Kundens egen beskrivning av de varor och tjänster vi levererar, samt egenskaper och funktionalitet hos dessa.
För att förstå kundens "röst", det vill säga kunden/patientens egentliga behov, så bör vi fråga kunden/patienten om deras krav/önskemål på det vi levererar, inte bara anta det. Framför allt gäller vad som definierats som resultat, "Output", från processen.
Personcentrerad vård
Personcentrerad vård (PCV) syftar till att öka patientens delaktighet i sin vård. Sedan 2020 finns en svensk standard för PCV som ger möjlighet att operationalisera patienters delaktighet i hälso- och sjukvård. Det här PCV-redskapet fokuserar på lärande och mätning och kan användas för att kvalitetssäkra verksamhetens arbete utifrån standarden.
PGSA-hjulet
Förbättringshjulet PGSA (planera, göra, studera, agera) är ett verktyg som kan användas vid kvalitets- och förbättringsarbete i en organisation.
I den första fasen har ett problem identifierats i organisationen och man planerar en lösning. När detta är gjort inleds andra fasen där lösningen genomförs. I tredje fasen studeras effekterna av den lösning som man tillämpat, och i den fjärde fasen agerar man så att samma problem inte skall uppstå på nytt.
Dessa faser ”rullar” sedan på och används kontinuerligt för att uppnå ständiga förbättringar.
Processkartläggning
Inom kvalitetsområdet betyder process en serie sammankopplade aktiviteter som upprepas och skapar värde för någon. Processen har en väl definierad början och ett väl definierat slut.
Genom kartläggning av processerna i en verksamhet uppnås en processförståelse som ger möjlighet att identifiera problem/förbättringsområden. På så sätt kan du styra/utveckla processerna till att fungera bättre och effektivare, samt skapa förutsättningar för utveckling och förebyggande åtgärder.
SMART:a mål
Att beskriva vid SMART:a mål:
- Specifika
- Mätbara
- Accepterade
- Realistiska och
- Tidsatta mål